انواع نرم افزارهای حضور و غیاب در سازمان‌ها بازدهی کارکنان را به روش‌های مختلفی بالا می‌برند و در نهایت به افزایش درآمد کسب و کار منجر می‌شوند. در واقع، سیستم کنترل تردد یکی از ابزارهای استراتژیک کسب و کارها برای افزایش بهره‌وری کارکنان محسوب می‌شود که به موفقیت سازمان نیز کمک می‌کند.
مزیت دستگاه حضور و غیاب
در همین راستا، در ادامه قصد داریم تا برخی از مهم‌ترین مزیت دستگاه حضور و غیاب را تشریح کرده و با نحوه تأثیرگذاری آن بر بهره‌وری پرسنل آشنا شویم.
نظارت بر ورود و خروج پرسنل
با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توان زمان دقیق ورود و خروج پرسنل را کنترل کرد. به همین دلیل اعضا تمام تلاش خود را می‌کنند تا به موقع در محل کار خود حضور پیدا کنند و این امر به مرور زمان منجر به نظم دهی در مجموعه کاری می‌شود.
با وجود این، استفاده نکردن از دستگاه حضور و غیاب موجب می‌شود تا کارکنان در زمان دلخواه در محل کار حضور یافته یا آنجا را زودتر از موعد ترک کنند و این کار خود را به هر دلیلی توجیه نمایند. این امر در طولانی مدت موجب ایجاد هزینه‌های زیادی برای سازمان می‌شود.
صرفه جویی در زمان و منابع اقتصادی
از جمله دیگر مزایای سیستم کنترل تردد می‌توان به کاهش هزینه‌های مربوط به نظارت سنتی و همچنین منابع مورد نیاز برای آن اشاره کرد. در واقع، انتخاب دستگاه، بسته به کاربردهای مورد نیاز در هر محیط، منجر به کاهش هزینه‌ها شده و در نهایت موجب صرفه‌جویی اقتصادی کسب و کار می‌شوند.
حذف فرایند دستی و کاغذی
استفاده از روش‌های سنتی و ثبت آن‌ها روی کاغذ ممکن است برای محیط‌های کاری کوچک و غیر رسمی کارساز باشد؛ اما این شیوه در محیط‌های کاری بزرگ‌تر نمی‌تواند روند پاسخ‌دهی ایده‌آل و بدون خطایی را ارائه دهد و به همین دلیل هزینه‌های ناخواسته‌ای را به کسب و کار وارد می‌کند.
علاوه بر این، مرتب کردن، سازمان‌دهی، پردازش و بررسی چنین پرونده‌هایی نیاز به زمان بسیار زیادی دارد. از سوی دیگر استفاده از سیستم‌های قدیمی منجر به تحمیل هزینه‌هایی مانند تهیه اقلام مورد نیاز همچون کاغذ، خودکار و مداد، جوهر و تونر و… به مجموعه می‌شود.
این در حالی است که استفاده از دستگاه حضور و غیاب ضمن حذف هزینه‌های اضافی، روند بررسی و کنترل کارکرد کارکنان را بسیار سرعت می‌بخشد.
پیشگیری از خطای انسانی
شیوه‌های سنتی برای نظارت بر تردد کارکنان و ثبت آن‌ها داخل دفاتر حضور و غیاب مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت. چرا که خطای انسانی در این شیوه بسیار بالا بوده و روند حضور و غیاب را با مشکل مواجه می‌کند. همچنین در این شیوه ممکن است زمان دقیق تردد افراد ثبت نشود.
علاوه بر این مشکلات دیگری مانند تعویق در حضور، زمان نهار و سایر موارد در شیوه‌های سنتی نادیده گرفته می‌شوند. این موضوع موجب کاهش زمان کاری کارکنان شده و در طولانی مدت بازده کاری آنان را کاهش می‌دهد.
در مقابل دستگاه حضور و غیاب به نحوی طراحی شده است که به طور دقیق زمان کاری پرسنل را محاسبه می‌کند و تنها مدیران سازمان می‌توانند به اطلاعات ثبت شده در آن دسترسی داشته باشند.
آگاهی از وضعیت اضافه کار و کسر کار پرسنل
یکی از سوال‌های رایج کارمندان در مورد نحوه محاسبه اضافه کار، ثبت ساعات کاری و پرداخت دستمزد آنان است. با استفاده از سیستم کنترل تردد به راحتی می‌توان بدون صرف زمان برای بررسی پرونده‌ها و محاسبه ساعات کاری کارکنان، وضعیت کاری پرسنل را به آنان اطلاع داد.
در واقع، این سیستم کلیه تردد کارکنان را ثبت و نگه‌داری می‌کند و به همین دلیل محاسبه دقیق میزان کسر کار در صورت دیر آمدن فرد، اضافه کاری و سایر موارد بدون کوچک‌ترین خطایی انجام می‌شود. به علاوه در این سیستم خود پرسنل نیز می‌توانند در هر زمانی به اطلاعات کاری، زمان مرخصی، اضافه کاری و دستمزد خود دسترسی داشته باشند.
بنابراین استفاده از این سیستم منجر به جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان، مسئولان و مدیران شده و از خطاهای روش دستی نیز جلوگیری می‌کند.
امکان محاسبه سریع و دقیق حقوق پرسنل
همان طور که اشاره شد، سیستم کنترل تردد اطلاعات دقیق ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند. بنابراین با انتقال این اطلاعات به سیستم محاسبه حقوق و دستمزد به راحتی می‌توان ساعات کاری را پردازش کرده و محاسبات مربوطه نیز در کمترین زمان ممکن انجام می‌شوند.
از سوی دیگر، این شیوه کمک می‌کند تا علاوه بر صرفه جویی در منابع و هزینه‌ها در نیروی انسانی نیز صرفه جویی کرده و در نتیجه هزینه‌های سازمانی را کاهش داد.
ذخیره آرشیوی دقیق از ورود و خروج پرسنل
سیستم کنترل تردد و اکسس کنترل اثر انگشتی به کسب و کارها کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق ورود و خروج کارکنان را در پایگاه داده‌هایی ذخیره و نگاه داری کنند. به همین دلیل امکان دسترسی سریع به این اطلاعات در هر بخشی از سازمان وجود داشته و در نهایت منجر به تسریع روندهای سازمانی، کاهش اتلاف وقت کارکنان و بخش نیروی انسانی می‌شود.
نکته مهم این است که دسترسی سریع به آرشیو اطلاعات روی پایگاه داده‌ها موجب می‌شود تا روابط بین پرسنل و مدیران شفاف بوده و حقوق پرسنلی در این میان تضییع نشود.
استفاده از سیستمی با قابلیت رشد هم‌زمان با کسب و کار
همان طور که اشاره شد، شیوه‌های سنتی برای نظارت روی تردد کارکنان نمی‌توانند پاسخ‌گوی نیازهای سازمان‌های بزرگ و در حال رشد باشند. به همین دلیل در دنیای کسب و کار در حال تغییر امروزی به سیستمی نیاز است که قابلیت رشد و تغییر هم زمان با فعالیت مجموعه را داشته باشد.
از همین رو می‌توان گفت که استفاده از سیستم‌های کنترل تردد می‌توانند به نوعی نیازهای مجموعه‌های کاری مختلف را پاسخ‌گو باشند.
امکان تهیه گزارشات مدیریتی در کمترین زمان ممکن
مدیران سازمان برای اتخاذ تصمیمات دقیق و یکپارچه نیاز به بررسی گزارش‌های کامل و دقیق دارند. این در حالی است که بررسی حجم انبوه اطلاعات درون سازمانی و گزارش‌گیری از آن‌ها به صورت دستی نیاز به صرف زمان و دقت بالایی دارد.
در این شرایط استفاده از سیستمی که امکان گزارش گیری مطمئن و سریع را برای کارکنان فراهم می‌کند، کمک به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اتخاذ تصمیمات راهبردی مدیران می‌کند و یکی دیگر از مزیت دستگاه حضور و غیاب است.
در نتیجه می‌توان گفت که سیستم کنترل تردد به عنوان مزیتی برای گزارش گیری فوری در هر سازمان به شمار آمده و پاسخی دقیق و هوشمندانه به این نیاز مدیران محسوب می‌شود.
